جدول مدیریت زمان از جمله ابزارهایی است که به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را با توجه به اولویت بندی که دارند، در طی ۲۴ ساعت شبانه روز دنبال کنید. یک زندگی ایده‌آل ۸ ساعت را به کار کردن، ۸ ساعت را به خوابیدن و ۸ ساعت را به امور متفرقه اختصاص می‌دهد.
متاسفانه در حال حاضر در جهان کمتر کسی از این تقسیم‌بندی در سبک زندگی خود استفاده می‌کند. برخی از افراد زیاد می‌خوابند و به همین خاطر، زمان کمتری هم در اختیار دارند. برخی از افراد کم می‌خوابند و به همین دلیل، انرژی لازم را برای انجام کارها در اختیار ندارند.
برخی از افراد هم بیشترین وقت خود را به تفریح و اوقات فراغت اختصاص می‌دهند و نمی‌توانند با توجه به شرایط تحصیلی و موقعیت شغلی یک برنامه‌ریزی درست داشته باشند. در این شرایط است که به صورت واقع‌بینانه باید از ابزاری استفاده کرد که به راحتی بتوان به واسطه آن زمان را کنترل کرد و جدول بهترین گزینه می‌تواند باشد.
مراحل برای ساخت یک جدول مدیریت زمان
برای اینکه یک جدول مدیریت زمان کاربردی داشته باشید پیشنهاد میشود ابتدا مراحل زیر را طی کنید:
مرحله اول: درک اهداف و اولویت ها
قبل از اینکه هر اقدامی انجام دهید باید بدانیدکه هدفتان از آن چیست. درمورد ساخت جدول مدیریت زمان هم همینگونه است. باید بدانید که چرا میخواهید زمانتان را مدیریت کنید؟ آیا یک مادر هستید و هدفتان بهتر انجام دادن امور خانه و بچه هایتان است؛ بدون اینکه به کارهای شخصی و وقتی که برای خودتان میگذارید لطمه ای وارد شود؟ یا کارمند یک شرکت هستید که میخواهید کارها و وظایفتان در شرکت را بهتر از قبل و به موقع تر تحویل دهید؟
هر شخص زندگی متفاوتی از بقیه دارد، پس هیچ جدول زمانی‌ای برای همه مناسب نیست و قبل از اینکه بخواهید یک جدول مدیریت زمان برای خودتان طراحی کنید باید چند لحظه بنشینید و به این فکر کنید که دقیقا برای بهتر رسیدن به چه چیزهایی نیاز دارید زمان را مدیریت کنید.
مرحله دوم: ارزیابی میزان استفاده از زمان فعلی
یکی از دیگر اقداماتی که قبل از طراحی جدول باید انجام دهید؛ بررسی این است که در حال حاضر زمانتان چگونه صرف می‌کنید و چه چیزهایی را باید بهبود ببخشید. کارهایتان را به مدت یک یا دو هفته زیر نظر بگیرید و کشف کنید که برای چه کارهایی بیشتر از حد لزوم وقت میگذارید و چه کارهایی را بیشتر اوغات فراموش می‌کنید یا پشت گوش می‌اندازید.
باید دقیق و کامل راجب همه‌ی کارهایتان فکر کنید. حتی راجب زمانی که برای چای دم کردن صرف می‌کنید یا مدت زمانی که طول می‌کشد که برای رفتن به سرکار یا یک مهمانی آماده شوید. وقتی بدانید چه روزهایی شلوغ‌تر هستید و چه روزهایی وقت آزاد بیشتری دارید؟ یا چه کارهایی را خیلی کند انجام می‌دهید و وقت گیر هستند؟ چه عادت‌هایی دارید که باعث تلف شدن وقتتان می‌شوند؟ آن موقع راحت تر می‌توانید یک جدول مدیریت زمان مناسب برای خودتان و شخصیتتان طراحی کنید.
مرحله سوم: انتخاب قالب مناسب
حالا وقت این است که قالبی که قصد دارید برای جدول مدیریت زمان از آن استفاده کنید را انتخاب کنید. برای انتخاب قالب باید بگردید و بهترین قالب متناسب با شخصیت، سبک زندگی و سبک کاریتان انتخاب کنید و از آن استفاده کنید. برخی ترجیح می‌دهند یک جدول مدیریت زمان کلی استفاده کنند و برخی میخواهند برای هر روز و هر ساعتشان جدول مجزا داشته باشند.
درکل نرم‌افزارها، دفترها، پلتفرم‌ها و ابزار های زیادی برای این کار وجود دارد. شما حتی می‌توانید به صورت آزمایشی قالب های مختلف را امتحان کنید تا قالب خودتان را پیدا کنید. حتی می‌توانید یک قالب مخصوص سبک زندگیتان طراحی کنید یا از یک مشاور متخصص بخواهید این کار را برایتان انجام دهد؛ چون همانطور که قبلا هم گفته شد هیچ جدول مدیریت زمانی برای همه مناسب نیست. به عنوان نمونه چند مدل از انواع قالب های جدول مدیریت زمان را به شما معرفی می‌کنیم:
جدول برنامه ریزی روزانه
برای تهیه و ترسیم مراحل جدول مدیریت زمان شما باید با مراحل نوشتن آن آشنا باشید. در ابتدا باید مراحلی که شما را برای رسیدن به اهداف نزدیک می‌کند را یادداشت کنید. این گونه متوجه خواهید شد که در طی زندگی خود چه اهدافی را مدنظر دارید.
سعی کنید برخی از اهداف را با تاریخ‌های خاص خود بنویسید. در مورد اینکه چگونه می‌توانید به آنها برسید هم توضیحاتی را بنویسید و سپس برنامه زندگی خود را مرور کنید. نوبت آن میرسد که این برنامه‌ریزی خود را تنظیم کرده و اگر لازم است در اولویت‌هایی که مد نظر دارید، تجدید نظر کنید.
شما باید میزان رضایت خود را از زندگی در حال حاضر ارزیابی کرده و فکر کنید که آیا لازم است از یک سری قانون‌ها پیروی کنید یا بهتر است همین سبک زندگی را ادامه دهید. آخرین مرحله هم این است که مسئولیت برنامه‌ریزی روزانه خود را بر عهده بگیرید و اقدامات لازم را در موقعیت‌های مقرر انجام دهید.
جدول مدیریت زمان روزانه به این صورت است که در برابر برنامه‌ریزی وظایف و فعالیت‌ها یک ساعت مشخص را تعیین کنید. یعنی برای هر نیم ساعت یا هر ۱ ساعت باید یک کار مشخص را تعریف کنید. به عنوان مثال از ساعت ۱۲ ظهر الی ۱۴ را به ناهار و استراحت بعد از ناهار اختصاص دهید.
برنامه‌ریزی بر اساس وظایف هم وجود دارد که در این روش برنامه‌ریزی که به آن وظیفه محور می‌گویند، شما دیگر به اینکه در چه ساعتی باید چه کاری را انجام دهید، توجه نمی‌کنید، بلکه در مورد حجم برنامه‌ریزی باید تصمیم بگیرید.
به عنوان مثال، شما در برنامه‌ریزی وظیفه محور که بر اساس وظایف است، تصمیم می‌گیرید که امروز ۲ فصل از کتاب مورد نظر خود را مطالعه کنید یا رزومه خود را برای یک شرکت کاریابی ارسال کنید. طبیعتاً ارسال رزومه این چنین نیست که شما یک زمان خاص را بتوانید به آن اختصاص دهید یا اینکه شما تصمیم دارید در هنگام برگشت از سر کار لیست خرید خود را تهیه کنید. قاعدتاً نمی‌توانید برآورد کنید که چند ساعت ممکن است این کار طول بکشد. به همین خاطر شما باید جدول برنامه‌ریزی روزانه خود را به این ۲ صورت تنظیم کنید.
جدول مدیریت زمان هفتگی
ابتدا از خود بپرسید که در حال حاضر چه نقشی را بر عهده دارید، شما به عنوان یک پدر، به عنوان یک مادر، به عنوان یک دانش آموز، به عنوان یک همسر یا هر فرد دیگری قطعاً وظایف و اولویت بندی‌های متفاوتی دارید که بر اساس آن می‌توانید برنامه‌ریزی خود را انجام دهید.
سپس باید به نقش‌هایی که در آینده میخواهید داشته باشید فکر کنید، اینکه در حال حاضر این نقش‌ها را دارید یا قرار است در آینده آنها را داشته باشید. بعد از بررسی این موارد نوبت به نوشتن اولویت‌ها است تا به طبع آن بتوانید نیازهای جسمی، مالی و عاطفی خود را برآورد کنید. حال نوبت تهیه جدول مدیریت زمان میرسد.
این جدول دارای هفت برگ باید باشد که هر برگ آن شامل یک روز خاص هفته است. سپس باید برای هر روز یک قانون را ایجاد کنید که به عنوان مثال قانون امروز این است که به اصلاح سبک زندگی خود فکر کنید. اگر مدت زمان زیادی را به نشستن اختصاص می‌دهید، بعد از ۴۵ دقیقه بلند شده و قدم بزنید. هر قانونی که شما برای روزهای هفته خود مشخص می‌کنید، باعث میشود تا بتوانید رفتار خود را تغییر داده و عادات نامناسب را کنار بگذارید.
حقیقت ماجرا این است که یکی از اهداف مدیریت زمان و برنامه‌ریزی کردن تغییر عادات نامناسب و اصلاح رفتار است. اینکه شما برنامه روزانه را تهیه می‌کنید به این معنی است که وظایف و کارهایی که در اولویت قرار دارند را فراموش نکنید.
سعی کنید نسبت به برنامه‌ریزی روزانه خود متعهد باشید، یعنی شما اگر نسبت به چک لیستی که تهیه می‌کنید تعهدی نداشته باشید، وظایف خود را به تاخیر می‌اندازید و همین امر باعث میشود تا برنامه‌ریزی شما نتواند به اهداف بلند مدتی که دارید کمک کند.
جدول مدیریت زمان آیزنهاور
جدول مدیریت زمان آیزنهاور که به آن ماتریس هم می‌گویند، یکی از جداول بسیار کاربردی با توجه به اولویت‌بندی وظایف است. در این جدول شما ۴ بخش را باید در نظر بگیرید:
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم و غیر فوری
- کارهای غیر مهم و فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
درواقع جدولی که شما طراحی می‌کنید، یک مربع چهار قسمتی است که بخش اول به کارهایی که باید انجام دهید مربوط میشود، بخش دوم به برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری شما اشاره دارد. بخش سوم کارهایی است که شما می‌توانید به دیگران بسپارید تا انجام دهند و بخش چهارم هم کارهایی هستند که می‌توانید آنها را به راحتی حذف کنید. این جدول هم می‌تواند جزء برترین جدول‌هایی باشد که برای مدیریت زمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مرحله آخر: مرور، تنظیم، تطبیق
مدیریت زمان و افزایش بازدهی یک امر یکدفعه‌ای نیست که با طراحی یک جدول به آن برسید. بعد از اینکه جدولتان را طراحی و کارهایتان را در آن وارد کردید باید حتما جدولتان را مرور کنید.
باید چک کنید که آیا همه‌ی کارهایتان را در جدول نوشته اید؟ وقتی که برای هر کار درنظر گرفته اید کافی است؟ یا آیا کارهایی که آنها را در اولویت قرار دادید واقعا ضروری و مهم هستند؟ چیزی هست که چا انداخته باشید؟ و هزاران سوال دیگر.
وقتی یک کاری جدید به کارهایتان وارد میشود باید آن را به لیست کارهایتان اضافه کنید و وقتی یک کار یا یک پروژه به اتمام میرسد باید از جدولتان حذف شود. همانطور که میبینید داده ها جدول هیچ گاه نباید ثابت باشند و مدام بایدآنها را با زندگیتان تطبیق دهید. پیشنهاد میشود جدولتان را هر هفته یا هرروز بروزرسانی کنید و سعی کنید به برنامه‌تان متعهد باشید.
سخن پایانی
برای ترسیم جدول مدیریت زمان شما می‌توانید از آنچه گفته شد استفاده کنید. در صورتیکه به صورت جزئی‌تر و با تخصص بالاتری از جدول میخواهید استفاده کنید، پیشنهاد ما این است که با مشاورین ما در این مجموعه در ارتباط باشید. این چنین با تخصص و دانش بیشتری قادر خواهید بود برای مدیریت زمان خود از یک برنامه‌ریزی اصولی با جدولی استاندارد استفاده کنید.