ماتریس مدیریت زمان به عنوان یک راهکار امروزه بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد. ماتریس آیزنهاور یک نوع جدول است که برای مدیریت زمان به کار می‌آید. این ابزار کاربردی برای برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا شما وظایف خود را بتوانید تقسیم‌بندی کنید. هدف اصلی مدیریت زمان هم این است که شما براساس میزان مهم بودن فعالیتی که مدنظر دارید، زمانی را به آن اختصاص دهید. جدولی مانند ماتریس آیزنهاور به شما کمک میکند تا به راحتی به شناسایی فعالیت و وظایف مهم و غیر مهم خود بپردازید و طبیعتاً زمان مشخص و البته کمتری را هم به آن‌ها اختصاص دهید.
ماتریس چیست؟
ماتریس در حقیقت نوعی جدول است که دارای ۴ خانه و چهار عنوان باشد. در این جدول محتوای هرخانه مربوط به دو مورد از عنوان هاست. به عنوان مثال ماتریس آیزنهاور دارای چهار عنوان مهم، غیر مهم، فوری و غیر فوری است. و این جدول شامل خانه‌های مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم و فوری و غیر مهم و غیر فوری است.
آیزنهاور کیست؟
همان‌طور که گفته شد، ماتریس آیزنهاور یک نوع جدول برای مدیریت زمان است. حال سؤالی که مطرح می‌شود این است که آیزنهاور کیست؟ نام کامل او دیوایت دی آیزنهاور است که در جنگ جهانی دوم رییس جمهور آمریکا بود که به عنوان یک ژنرال ۵ ستاره در این جنگ حضور داشت. این فرد توانسته برای کشور خود دستاوردهای زیادی را به وجود آورد. بزرگراه‌های بین ایالتی آمریکا در زمان رییس جمهوری این فرد ساخته شد و همچنین توانست ناسا را راه‌اندازی کند. آیزنهاور بعد از به پایان رسیدن جنگ جهانی دوم به تصویب اولین قانون مدنی پرداخت و مهم‌تر از همه آتش بس جنگ با کره را اعلام کرد.
در آن زمان آمریکا با روسیه وارد جنگ سرد شده بود که وی توانسته آن را در همان حالت سرد نگه دارد. به همین دلیل است که به عنوان تأثیرگذارترین مردان گلدن کلاب امروزه شناخته می‌شود. تمامی این کارها و افتخاراتی که آیزنهاور به نام خود به ثبت زده است، به خاطر مدیریت زمان درست و با اهمیت شمردن وظایف ضروری است. آیزنهاور معتقد است که چه کسی این قدرت را دارد که تفاوت‌های بین کوتاه مدت و بلند مدت را مشخص کند؟
هرزمان که انسان در موقعیتی قرار می‌گیرد که احساس میکند بحرانی است، باید تنها به حال فوری خود بیندیشد؛ چراکه فکر کردن به آینده مهم راه به جایی نمی‌برد. اگر کتاب هفت عادت مردمان موثر را مطالعه کنید، متوجه خواهید شد که ماتریس مدیریت زمان یک ابزار برای اولویت‌بندی کارها است.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
حال که در مورد ماهیت آیزنهاور صحبت کردیم، باید به بررسی مفهوم ماتریس آیزنهاور هم بپردازیم. جدول ماتریس با دسته‌بندی کارها با توجه به اهمیت و فوری بودن آن‌ها به شما آموزش می‌دهد که در بحث مدیریت کردن زمان، تمرکز روی انجام دادن تمام کارها نیست.
شما باید تنها به این موضوع فکر کنید که در حال حاضر کدام کار ضروری و فوری است که باید آن را انجام دهید. با این وجود کارهایی که تنها باعث وقت تلف کردن هستند، به دلیل اینکه غیرضروری هستند از جدول شما حذف خواهند شد. بدین ترتیب است که ماتریس مدیریت زمان مورد توجه قرار می‌گیرد.
این جدول کارها را به چهار دسته تقسیم میکند که شامل موارد زیر است:
۱. وظایف فوری و مهم هستند:
- رسیدگی به یک بحران یا مشکل اضطراری
- انجام فوری تکالیف یا پروژه
- رسیدگی به امور مهم و فوری خانوادگی
۲. وظایفی که فوری نبوده ولی مهم هستند :
- اهداف بلند مدت مثل به پایان رساندن یک دوره
- یادگیری یک حرفه که برایتان مهم است
- مراقبت از سلامت جسمی و روانی از طریق ورزش و مراقبت از خود
۳. وظایفی که فوری هستند ولی اهمیتی ندارند:
- پاسخ دادن به ایمیل ها یا گرفتن تماس های تلفنی
- شرکت در جلسات غیر مهم
- تحویل دادن یک وسیله ی نه چندان ارزشمند به یک شخص
۴. وظایفی که نه فوری هستند و نه اهمیتی دارند:
- تماشای تلویزیون یا فیلم
- خرید یا فعالیت های تفریحی غیر ضروری
- شرکت در تحجمعات و گردهمایی های کم ارزش
با توجه به این ۴ اصل شما باید کارهای مهم را در همان لحظه انجام دهید. برای کارهایی که مهم هستند ولی فوری نیستند، برنامه‌ریزی داشته باشید. کارهایی که فوری هستند ولی اهمیتی ندارند را سعی کنید به دیگران بسپارید که انجام دهند و کارهایی که نه اهمیتی دارند و نه فوری هستند را هم به کلی کنار بگذارید و فراموش کنید.
نحوه استفاده از جدول ماتریس آیزنهاور
برای استفاده از جدول ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور،شما با ۴ نوع مربع روبرو هستید. این ۴ مربع بر اساس همان ۴ اصلی که گفته شد طراحی می‌شوند که در مربع اول وظایفی که باید در همان روز انجام داده و مهم هستند را درج می‌کنید و نام این مربع انجام خواهد بود.
وظایفی که در این مربع به شما محول می‌شوند انرژی و زمان زیادی را می‌طلبند و شاید به انجام آن چندان رغبتی نداشته باشید. این نکته را به خاطر داشته باشید که چنانچه در ساعات اولیه روز وظایف خود را در این بخش بتوانید انجام دهید، با عزت نفس بالاتری به دیگر وظایف خود رسیدگی خواهید کرد.
مربع دوم به نام تصمیم‌گیری به وظایف غیر ضروری ولی با اهمیت اشاره میکند. شاید در وهله اول تصور کنید که وظایف مهمی نیستند ولی اگر زمان انجام آن‌ها را مشخص نکنید دچار مشکل خواهید شد. به همین دلیل، به عنوان مربع تصمیم‌گیری در جدول ماتریس آیزنهاور از آن یاد می‌کنند.
مربع سوم این جدول با نام تفویض، به وظایف فوری ولی کم اهمیت مربوط است که انجام آن‌ها چندان اهمیتی ندارد. اگر شما وظایف خود را در این مربع به دیگران واگذار کنید برای انجام وظایف دو مربع قبلی زمان بیشتری در اختیار خواهید داشت. البته شما باید پیگیر وظایف مربع سوم که تفویض هستند هم باشید؛ چراکه برخی از افراد پاسخگویی درستی برای کارهایی که به آن‌ها واگذار می‌کنید ندارند.
در پایان باید در مورد مربع حذف صحبت کنیم که مربوط به وظایفی است که نه فوری هستند و نه ضروری. بدین ترتیب شما باید این وظایف را کاملاً از برنامه‌ریزی خود حذف کنید. به این دلیل که زمان بهینه شما را از بین می‌برند و هیچ سودی ندارند.
نکات کلیدی برای مدیریت زمان با ماتریس
شما برای این که بتوانید به درستی از ماتریس مدیریت زمان استفاده کنید باید نکاتی را مدنظر داشته باشید.
- اولین نکته این است که شما مسئول وظایفی هستید که در لیست برنامه‌ریزی خود در اولویت قرار می‌دهید. با این وجود دیگر نیاز نیست که همه وظایف خود را به خاطر داشته باشید، تنها همان چیزی که در اولویت است و در لیست یادداشت می‌کنید مهم خواهد بود.
- ۴ دسته‌بندی در جدول ماتریس وجود دارد که شما برای انجام هرکدام از وظایف در مربع‌ها باید یک سقف وظایفی مشخص را تعیین کنید.
- سعی کنید با به پایان رسیدن روز، یک برنامه‌ریزی برای روز بعد خود داشته باشید و در ساعات ابتدایی روز هم وظایف خود را حتماً مرور کنید.
- در بین تکنیک‌های اصلی مدیریت زمان از بین بردن عوامل حواس پرتی موضوع مهمی به شمار می‌آید. شما باید خود اولویتی که مدنظر دارید را مشخص کنید و سعی کنید هرچیزی که باعث حواس پرتی شما می‌شود را از بین ببرید.
کارایی ماتریس مدیریت زمان
ماتریس مدیریت زمان برای کسانی که به اهمیت مدیریت زمان آگاه هستند، یک ابزار مهم است. کاربرد و کارایی این جدول به این خاطر است که باعث جلوگیری از روزمرگی و سردرگمی شما در طی روز می‌شود و باید بدانید که اگر جزء آن دسته از افرادی هستید که در انجام کارهای مهم خود تعلل می‌کنید، به این ابزار نیاز دارید.
افرادی که همیشه کاری برای انجام دادن دارند، ولی متأسفانه کاری که انجام می‌دهند بازدهی درستی ندارد هم باید از ماتریس استفاده کنند. افرادی که به اهداف بلند مدت خود فکر می‌کنند ولی راه رسیدن به آن اهداف را نمی‌شناسند، به استفاده از جدول ماتریسباید روی بیاورند.
افرادی که سردرگم هستند و نمی‌دانند دقیقاً باید چه وظایفی را خود انجام دهند و چه وظایفی را به دیگران واگذار کنند هم به این ابزار نیاز دارند. شاید شما مشغله زیادی داشته باشید و قادر نباشید کارهایی که به آن‌ها علاقه‌مند هستید را انجام دهید هم بهتر است از این جدول استفاده کنید. این جدول به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت زمان تنها برای اشخاص کاربرد ندارد و سازمان‌ها هم می‌توانند از آن استفاده کنند.
سخن پایانی
ماتریس مدیریت زمان باعث می‌شود تا با توجه به اولویت‌هایی که مدنظر دارید، بتوانید به اهداف خود دست پیدا کنید. شما لازم نیست که همه کارهای خود را انجام دهید که احساس کنید زمان را مدیریت می‌کنید؛ زیرا برخی از کارها ضروری نیستند، برخی فوری نیستند ولی برخی فوری بوده و ضرورت هم دارند.
با این حساب، شما با استفاده از ابزارهایی نظیر ماتریس قادر خواهید بود بدون کلافگی و احساس سردگمی با توجه به لیست و برنامه‌ریزی که در دست دارید، برای رسیدن به اهداف خود به صورت هدفمند و هوشمندانه تلاش کنید.