مدیریت زمان به روش جی تی دی یکی از روش‌های عالی و کاربردی به شمار می‌آید که معمولاً افراد گوناگون برای سر و سامان دادن به زندگی کاری و شخصی خود از این روش استفاده می‌کنند. در بسیاری از شرایط ممکن است برنامه‌ریزی که انجام میشود، آنچنان بازدهی نداشته باشد و به همین دلیل، تکنیک جی تی دی می‌تواند بسیار راهبردی باشد.
باید بدانید که زندگی روزمره دارای یک ریتم خاص است که اگر شما از آن ریتم پیروی کنید، قطعاً با مشکلاتی همچون کمبود وقت مواجه نخواهید شد. اینکه برخی از افراد با وجود برنامه‌ریزی باز هم نمی‌توانند زمان خود را به درستی مدیریت کنند، به خاطر این است که آگاهی هوشمندانه‌ای نسبت به تکنیک‌های درست برنامه‌ریزی همچون جی تی دی ندارند.
روش جی تی دی چیست؟
در مدیریت زمان به روش GTD باید در ابتدا بدانید که مغز ما انسان‌ها همچون یک انبار است که موضوعات بیهوده آن را اشغال می‌کند و زمانی که ذهن آزاد باشد، قطعاً می‌تواند روی اهداف و و رویاهای خود تمرکز کند. قطعاً ذهن مردم پر از ایده است که هیچگاه اجرا نشده و به ثبت هم نرسیده‌اند، اینگونه تصور کنید که مغز انسان همچون یک تخته سفید است که اگر بتوان نوشته‌های غیر ضروری آن را پاک کرد و می‌توان ایده‌های منحصر به فردی را روی آن نوشت و فضای آن را درگیر چیزهای جالب و خارق العاده ای کرد.
با این حساب مدیریت زمان به روش جی تی دی به افراد کمک می‌کند که قادر باشند با برقراری نظم در ذهن خود از یک سیستم سازمان یافته پیروی کنند. این روش یعنی GTD به شما کمک می‌کند تا کارهای پردازش نشده را در ذهن خود به صفر بگذارید، تا بتوانید ذهن خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن خالی کنید و تنها روی چیزهایی تمرکز کنید که برای آن برنامه‌ریزی کرده‌اید.
اصول روش جی تی دی
اگر بخواهیم در مورد مبنای مدیریت زمان به روش جی تی دی با شما صحبت کنیم، می‌توان گفت یک ساختار کاملاً ساده را دنبال می‌کند و جزء روش‌های بین‌المللی هم به شمار می‌آید. شما با این روش فعالیت‌هایی که نیاز است انجام دهید را سازماندهی می‌کنید. زمانی که در مورد نیاز بودن انجام یک عمل حرف میزنیم یعنی آن کار باید انجام شود و زمانی که کلمه باید وارد بحث میشود ذهن شما به این موضوع آگاه است که نباید وقفه‌ای برای انجام آن کار وجود داشته باشد و این چنین است که ذهن شما بزرگ فکر می‌کند و نمی‌تواند روی مسائل سطح پایین یا روزمره تمرکز خود را بگذارد.
بدین ترتیب، شما متوجه خواهید شد که هیچ کاری را نباید نصفه و نیمه انجام دهید و به قول معروف این یک سبک برنامه‌ریزی است تا به واسطه آن شما تمام کارهای خود را تمام کنید. همانطور که گفته شد این روش دیوید آلن به شما نشان می‌دهد که باید از یک ساختار ترمینالی استفاده کنید.
به عنوان مثال شما اگر ۲۰۰ فعالیت مختلف را در ذهن خود یا در سبک زندگی و مجازی قرار است دنبال کنید، باید این ۲۰۰ فعالیت را در ۶ دسته جای دهید تا بتوانید یک زمان خاص را برای رسیدگی به این کارها در نظر بگیرید؛ چرا که زمان رسیدگی به هر دسته قطعاً نسبت به زمانی که شما قرار است ۲۰۰ کار را یکجا و درهم برهم انجام دهید بسیار کمتر است.
مراحل انجام مدیریت زمان به روش جی تی دی
مدیریت زمان به روش جی تی دی را شما باید در ۵ مرحله دنبال کنید.
مرحله اول: جمع آوری
در این مرحله همه چیز باید جمع آوری شود. چرا که ذهن شما به هیچ عنوان محلی برای نگهداری از اطلاعات نیست. اگر بخواهیم ساده تر بگوییم باید در یک محیط هر چیزی که به ذهن شما میرسد را یادداشت کنید و آنها را ذخیره کنید. درحقیقت شما باید یک لیست از تمامی کارها، ایده‌ها، وظایف و… که در ذهنتان است تهیه کنید. البته این مرحله را نباید فقط یک بار انجام دهید، درحقیقت هرکاری به ذهنتان میرسد را باید مجددا به این لیست سر بزنید و مورد جدید را اضافه کنید.
مرحله دوم: پردازش کردن
بدیهی است که تمام آنچه که شما جمع آوری کرده‌اید و نوشته‌اید را باید پردازش شود وگرنه تمام داد‌ه‌های شما و لیستتان بی‌مصرف خواهد بود. قطعاً با این موضوع روبرو خواهید شد که کدام یک از مواردی که شما جمع آوری کرده‌اید را میتوانید انجام دهید و کدام یک غیر قابل اجرا هستند و موارد غیرقابل اجرا از برنامه تان حذف می‌شوند. اما منظور از این جمله این نیست که صرفا یک کار غیرممکن مثل پرواز کردن یا سوار یک دایناسور شدن را از لیستتان حذف کنید، ممکن است برخی موارد در لیست شما نیاز به اجرا نداشته باشند.
مثلا شما در هنگام خالی کردن ذهنتان در مرحله‌ی اول نوشته‌اید که یک فایل در کامپیوترتان خیلی برایتان مهم است. خب، این یک کار اجرایی نیست اما برای شما مهم بوده و آن را نوشته‌اید؛ حالا ترجیحا از این فایل بکاپ بگیرید و این مورد را از لیست حذف کنید.
بعد از اینکه کارهای قابل اجرا را مشخص کردیم باید برای هرکدام یک گام بعدی مشخص کنید و بنویسید. به عنوان مثال در یکی از موارد لیستتان پرسیدن درمورد ساعت یک جلسه است گام بعد درمورد این کار تماس گرفتن با یکی از اشخاصی که درمورد ساعت جلسه میداند است و بعد هم به مرحله ی اول برمیگردیدو درمورد جلسه مینویسید. برای همه کارهایتان باید گاه بعدی را مشحص کنید.
همانطور که میدانید موردی که مثال زده شد انجام آن کمتر از ۵ دقیقه زمان می‌برد. پس ترجیحا همین حالا انجامش میدهید، اما درمورد کاری که الان شرایطش را ندارید یا طولانی تر است اینگونه نیست. پس باید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. مواردی که اکنون انجام میدهید و مواردی که بعدا میخواهید انجام دهید.
خب حالا مواردی که در دسته‌ی اول هستند را انجام دهید. در ادامه موارد دسته‌ی دوم باید برنامه ریزی شوند و برخی از آنها باید در تقویم نوشته شوند یا برایشان یادآور تنظیم شود. باید برای تک تک کارهایی که در دسته ی دوم هستند برنامه ریزی کنید و بنویسید، سپس مواردی که لازم است را در تقویم یادداشت کنید.
البته اگر رئیس یک شرکت هستید و میتوانید برخی از کارها را واگذار کنید و یا به زیردستانتان بسپارید باید یک لیست جدا از آن ها تهیه کنید و بعد از واگذاری هرکدام برنامه ای برای بازدید و تحویل گرفتن آنها بچینید.
مرحله سوم: سازمان دهی
شما باید یک مکان و تاریخ درست را برای انجام هر کاری در نظر بگیرید. با این وجود تهیه لیست و سازماندهی آن قطعاً در اولویت قرار می‌گیرد. در این مرحله شما از کارهایتان چندین لیست تهیه می‌کنید و برای هرکدام برنامه ریزی می‌کنید.
اول از همه از اقدام‌هایی که باید انجام دهید یک لیست بنویسید. اقدام ها درحقیقت کارهایی هستند که باید توسط شخص شما انجام شوند. حتی میتوانید چند لیست برای اقدام‌ها در نظر بگیرید؛ مثلا یک لیست برای اقدام‌ها در خانه، یک لیست برای اقدام های محل کار و غیره.
بعد باید یک لیست برای پروژه هایتان در نظر بگیرید. اول از همه به تعریف پروژه بپردازیم، در لیست کارهایتان به کارهایی که بیش از یک اقدام احتیاج داشته باشند پروژه گفته میشود. مثلا ساخت یک ماکت برای شغلتان یک پروژه است. برای همین لازم است پروژه هایتان را در یک لیست جدا بنویسید و برای هریک برنامه‌ی جداگانه بنویسید.
سومین لیستی که باید تهیه کنید لیست ایده‌ها است. این لیست شامل ایده‌هایی است که احتیاج دارید بیشتر روی آنها فکر کنید و فعلا برنامه ای برای انجامشان ندارید. این لیست طی زمان‌های خالی تان بررسی میشود و درصورت لزوم موارد آن را به لیست‌های دیگر منتقل می‌کنید و برایشان برنامه ریزی می‌کنید.
یکی دیگر از لیست هایی که شاید تهیه‌ی آن لازم باشد لیست پیگیری است. این لیست شامل کارهایی است که شما قرار نیست انجام دهید، بلکه به دیگران واگذار شده اند و شما باید منتظر انجامشان باشید و آنها را پیگیری کنید.
مرحله چهارم: مرور
واقعیت این است که اگر شما یک برنامه ریزی عالی داشته باشید ولی زمانی را برای مرور کردن و بررسی برنامه‌تان نداشته باشید بازدهی کافی را نخواهید داشت. مرحله چهارم به این صورت که شما هر هفته فهرست و لیست خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به همان درستی که انتظار دارید پیش می‌رود.
مرحله آخر: اجرا
خب حالا پس از اینکه تمام برنامه ریزی‌های لازم را انجام دادید وقت عمل رسیده است. کافی است کارهایی که برایشان برنامه ریزی کرده اید را به ترتیب از آنهایی که زمان مشخصی دارند و برای حالا هستند و بعد بقیه‌ی کارها انجام دهید و نتیجه‌ی برنامه ریزی‌تان را ببینید.
نکات مهم مدیریت زمان به روش جی تی دی
در اجرای روش GTD بهتر است نکاتی را در نظر بگیرید که باعث بهتر استفاده کردن از این روش می شود. این موارد عبارتند از:
۱. کوچکترین چیز ها را هم بنویسید
وقتی از روش جی تی دی استفاده می‌کنید باید هم کارهای کلی‌تان و هم جزئی ترین و ریزترین کارهایتان را بنویسید و هیچ چیز را نباید از قلم بیندازید.
مثلا اگر شما برای این هفته هم یک قرار کاری خیلی مهم دارید و هم یک کار پیش پا افتاده مثل آب دادن به یک گلدان هردو را باید در برنامه تان قرار دهید. شاید مورد دوم به اندازه مورد اول مهم و حیاتی نباشد ولی یادتان باشد، زمانی ذهن شما به یک تخته‌ی تمیز تبدیل میشود که همه چیز را مکتوب کنید.
۲. برنامه تان را همیشه به روز نگه دارید
برنامه ای که مینویسید همیشه نیاز به ویرایش دارد، از آنجایی که هیچ کس از چند دقیقه بعد اطلاعی ندارد ممکن است هرلحظه چیزی در برنامه تان تغییر پیدا کند. برای همین پیشنهاد میشود که از روش های دیجیتالی برای برنامه ریزی استفاده کنید.
چراکه استفاده از فضای دیجیتالی برای مدیریت زمان به روش GTD امکان پاک کردن و اضافه کردن همه چیز در فضای دیجیتالی، به تمیز ترین شکل ممکن را به شما می‌دهد. همچنین فضای فیزیکی نمی‌گیرد و از آنجایی که ۹۰ درصد مردم همیشه تلفن همراهشان را همه جا با خود میبرند امکان ویرایش و چک کردن لحظه به لحظه‌ی برنامه تان وجود دارد.
برخی برنامه های دیجیتالی که میتوانید از انها برای برنامه ریزی استفاده کنید:
- مایکروسافت to do
- Todoist
- Trello
- evernote
۳. برای همه چیز از یادآور و تقویم استفاده نکنید
یک باور غلط این است که اگر برای همه‌ی کارهایتان یادآور تنظیم کنید بهترین برنامه ریزی را کرده اید. امه اینکار درست نیست، چراکه وقتی همه ی کارهایتان حتی کارهای غیرضروری دارای یادآور باشند تقریبا نسبت به یادآورها بی حس میشوید و ممکن است حتی بدون انجام دادن کار مورد نظر یادآور را غیرفعال کنید.
ایجاد کردن یادآور یا ساعت کوک کردن برای کاری خوب است اما فق برای کارهای ضروری که باید در همان ساعت انجام شوند. این موضوع درمورد نوشتن کارهایتان در تقویم هم صدق می‌کند. حواستان باشد زمانی یک کار را در تقویم یادداشت کنید که مطمئن هستید حتما باید در همان روز آن کار را انجام دهید و کارتان ضروری است.
سخن پایانی
مدیریت زمان به روش جی تی دی برای انجام کارهای شخصی و کسب و کار قطعاً روشی قابل قبول است. باید بدانید که این چنین روشی به شما کمک می‌کند تا یک برنامه‌ریزی هدفمند را دنبال کنید و دیگر با استرس انجام ندادن کارها خود را مواجه نکنید. حقیقتاً برای اینکه بتوانید اصولی و هوشمندانه از این روش استفاده کنید، به تمرین مستمر نیاز دارید که فردی باتجربه و متخصص در این حوزه می‌تواند به شما بیشتر کمک کند.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از خدمات آنلاین قطعاً استفاده از دانش افراد متخصص در این چنین حوزه‌هایی هم کار سختی به نظر نمی‌رسد تنها کافیست با مشاورین و کارشناسان ما در این مجموعه در ارتباط باشید، تا به شما برای رسیدن به یک برنامه‌ریزی اصولی جهت پیشبرد برنامه‌های شخصی، تحصیلی و کاری بتوانند کمک کنند.